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华南农业大学公共关系协会

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会议制度  

2010-03-19 18:07:56|  分类: 公协各类制度 |  标签: |举报 |字号 订阅

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会议制度

一.会议原则:准时、高效、有条理。

  准时

1.出席会议尽量准时;无特殊理由,不能迟到。

2.会议结束尽量准时;

3.活动策划会必须提前3~4天通知。

高效

1.会议期间,讨论要围绕议题,尽量不作出与议题无关的讨论。

2.会议一定要有成果:讨论要有所结论。

3.工作安排要适合该部门的属性。

4.工作安排要落实,必须安排到位,尽可能落实到每个人(每人手上有一份《工作安排计划》)。举行会议的人必须让每一个与会者都必须明确自己要干什么,什么时间完成,有什么人可以协助他(她)。

有条理

1.会议前一定要确立主题和议程,重视会议程序。并书面打印,发到与会者手上。让大家提前明白,会议围绕什么主题?要怎么进行?参与者要发表什么意见?

2.会议中尽量按议程进行。主持人要注意引导与维持。

3.会议期间,专人记录。会议以后,必须写好总结(时间,地点,有什么成果?)总结要由秘书部收集整理。

 

二.会议形式:

(一)会员大会

    时间: 每学期一至两次(开学和期末)

    地点: 教学楼

内容: 待定。(主要关于公关协会的制度运作,活动举办等进行汇报)

    

 (二)全体理事大会

    时间:每学期一至两次    

地点:教学楼

    内容:1.对理事进行培训

2.对上学期的工作进行总结,对表现出色的理事进行表扬与肯定

3.对下学期的工作进行安排

 

 (三)全体委员大会

    时间:每学期一次(学年第一学期期末一次,第二学期继换届大会后一次)

    地点:教学楼

内容:1.对本学期的委员工作进行总结,对表现出色的委员进行表扬与肯定

      2.对下学期的委员工作进行安排

    

 

 (四)部长级以上会议

    时间:不定期,非正式会议。

    地点:随意

        参与人:部长及部长级以上人员

    内容:1.讨论下一步工作应怎样进行?分几个步骤?

       2.确定由谁负责哪个部分?让他们回去自己想清楚,操作细节。

              3.向会长团报告工作进程。

 

 (五)部长会议

    时间:不定期,一般为每周2次。

    地点:随意

    内容:1.主要由秘书部分配工作。

      2.讨论协会日常工作中存在问题,及其改进措施。

  3.根据收集的会员委员的意见,进行讨论,对情况作出相应的改善。

 

(六)活动负责人会议

时间:不定期,视活动需要而定。每次活动前至少进行两次。

地点:随意

内容:1.由活动负责人分配各部门工作,各部门自己操作细节。

      2.各部门向活动负责人汇报工作进程。

 

(七)部门会议(分为工作安排会议及工作讨论会议)

    时间:不定期,一般为每月2次。在空闲时间举行,也可在晚上放学后进行。

    地点:随意

    内容:1.日常工作总结及安排。

2.配合活动进行工作分配。

3.确定活动各部分的负责人;

4.讨论细节。

 

 (八)交流会

    分为会长团与会员交流会,部门之间交流会,会员小组交流会;等。

        时间:不定期,随意。

        地点:随意。

        内容:1.会长团与会员交流会中,会员向会长团发表意见,会长收集意见,并进行整理;

              2.部门之间交流会及会员小组交流会内容随意。

 

(九)换届大会

时间:每学年一次,定于每年五月初。

   地点:教学楼

   内容:1.干事以上进行竞选。

      2.对本学年表现出色者进行表扬。

 

三.会议操作细节:

  (一)准备工作:

1.制定主题,会议流程。确定到场人员。

负责人:主持人;时间:会议前两天。

2.通知与会人员;

负责人:理事大会,部长会议由秘书部通知;活动工作安排会议由活动负责人通知;部门会议由部长负责。

时间:会议前两天。

3.制作议程表并打印。尤其是工作安排会议,必须打印《工作安排表》。

负责人:主持人; 时间:会议之前。

(二)会议进行:

1.分发资料。(大型会议要进行会员签到)

      操作细节:a.建立签到本。由秘书部保管。记下会议日期,时间,到场人员。

                     b.每人签到后领取资料。

 

    2.主持人控制会议进程。

     操作细节:a.基本按准备的会议流程进行,可根据实际情况作出调动。

          b.能够与与会人形成互动。

          c.在讨论会议上,让与会人积极参与讨论当中,发表自己的意见。

3.会议记录。

     操作细节:大型会议由秘书部做会议记录,尽可能不表态;其它会议由会议负责人安排会议记录人。

                    与会者必须认真做好笔记,尤其是被安排的任务。

    

  (三)会议结束:会议总结。

     操作细节:大型会议由秘书部作会议总结;其它会议由会议负责人安排人员作会议记录。

 

四.会议注意事项:

主持人注意:

1.保证讨论围绕主题。

2.目光注意到每一个人;

3.尽可能避免针对某部分人的谈话。这会使其他人受到冷落,分散注意力。

4.工作安排应详细,使每个人清楚自己的工作。并把工作落实。

       

  如何能保证到场人员的注意力,并保证工作落实,会议高效?

1.尽量准时结束会议。

2.在会议前,先点出重点。会议结束时,再回顾重点。

3.到场人员应有一定的纪律性:坐直身子;做好笔记;尽量不说悄悄话。(那是对主持人的不敬)

4.工作安排要周详,合理。

 

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