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华南农业大学公共关系协会

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日志

 
 

华南农业大学公共关系协会干部工作细则  

2010-03-19 18:48:33|  分类: 公协各类制度 |  标签: |举报 |字号 订阅

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前言:“公关协会干部工作细则”是详细陈述我协会干部的工作范围,以及工作中需要注意的事项,目的是为了让干部们更加清楚了解本职及其他职位的工作内容和责任,让工作得以顺利地开展,有利于我协会的发展。

 

 “华南农业大学公共关系协会”,现时干部层职位包括:

会长团:团支书一名,会长一名,副会长三名,常委三名;

助理:  团支书助理一名,会长助理一名;

部长团:秘书部部长、人力资源部部长、组织部部长、学术部部长、宣传部部长、文娱部部长、财务部部长各一名;各部门副部长数名。

 一.   会长团

会长团是协会的领导层,具有制定协会发展方向、活动决策权、人事任免权等权利。决策以会议商讨形式进行,最少每月召开一次会议;招新期间、换届期间,至少每两周召开一次会长团会议;一般事宜通过率必须达到1/2以上,重要事宜通过率必须达到2/3以上。

“团支书”和“会长”是协会的最高领导人,具有同等地位,具有最终决策权。团支书侧重于内部思想指导工作,会长侧重于外交工作;“副会长”和“常委”具有同等地位,同等职能,对外统称为“副会长”; 六名“副会长” 根据人员能力和特长,分管不同的部门,负责指导七个部门的工作,可搭配管理不同的部门。

 

职务:团支书

团支书具有制定协会发展方向、活动决策权、人事任免权、评比推荐权等权利。工作内容:

1.思想指导工作

团支书作为协会的思想核心,须领导协会成员发挥团结一致、实事求是、努力上进的精神,带领协会成员发扬良好的工作作风,正确指导协会的思想工作。

2.会议工作

  主持会长团会议等内部会议;大型会议中的作总结发言;参与由社团联合会组织的的社团团支书大会。

3.协会文件审核工作

对我协会制定的重要文件作审核工作,并以签名作为审核通过。

       4.协会内部沟通协调工作

          与各部门直属副会长做好沟通工作,了解各部门近期概况;积极与部长团、会员交流,做好相关沟通协调工作。

5.监督工作

监督各副会长指导部门的工作情况,监督各部门制度的执行力度与完善情况。

6.工作汇报

         定期向干部们汇报协会的工作进展情况,让干部们了解正在筹备的活动进展情况以及各部门近期所举办的部门活动,加强协会的信息流通。定期汇报形式包括会议形式和网络形式。

7.与校团委、社团联合会的沟通工作

团支书须与校团委指导老师、社团联合会高层干部保持良好的沟通与联系,确保我协会的工作顺利开展。

8.参加评比的相关文件审核工作

对于我协会或我协会成员参加国家级、省级、市级、校级、社联举办的评比活动,对其相关参赛申报文件,团支书须对这些申报文件作认真审核。对于协会成员参与的个人评比活动,团支书具有推荐权。

        9.总结工作

          定期收集各方面人员对协会的意见和建议,不断总结经验,扬长避短;每学期期末团支书须在干部会议上总结本学期工作。

 

 

职务:会长

会长具有制定协会发展方向、活动决策权、人事任免权、商家协议确认权等权利。工作内容:

1.制定协会发展方向,完善协会发展计划。

        收集会长团成员的各种发展方案,整合协会的发展方案;在协会的发展计划下,带领协会成员努力迈向目标。

      2.制定协会年度工作计划

        在每年招新前,会长须初步制定本年度的协会工作计划,经会长团商讨后,最终确立年度工作计划。工作计划是协会工作开展的根据,必须认真制定。鉴于各类因素的影响(如社联、社团、商家与我协会的合作活动),活动项目将会有增减的变化,预期的活动也未必能如期进行,会长须根据实际情况,及时作出工作安排的调整。

      3.召开会长团会议

        会长团会议主要由会长发起,会长团其他成员根据实际需要,也可发起会议。会长团会议主要是商讨事宜和分配任务。由会长负责分配各部门任务的工作。会长须根据各部门职能和特点,分配各副会长的工作任务。

      4.主持协会会议工作

        主持协会的交流会、干部会议;在协会的大型会议中(如会员大会、换届大会),作开场致辞。

      5.审批协会文件

        凡是以协会名义举办的大小活动都必须通过会长同意,会长必须对活动的策划书进行认真审核。

      6.处理有关商家赞助事宜工作

        对于协会的每次有关商家赞助事宜,须做好跟进工作,了解各方面的情况;与商家协议成功后,必须亲自到该商家公司签订协议书(协议内容必须认真细心查看,确认无误方可签名盖章)。

      7.监督和控制工作

        会长须定期了解各部门概况(主要通过各部门直属副会长了解),作为双重监督,让部门发展得更好。另外,除了财务副会长监督协会的财务外,会长须不定期了解协会的财务状况,在一定程度上,会长也有权对协会的财务进行控制。

      8.与校团委、社团联合会及各社团代表做好联系工作

        为了确保我协会的工作顺利开展,争取更多社团间的合作机会,会长须与校团委指导老师、社团联合会、各社团代表保持良好的沟通与联系,以及良好的长期合作关系。

      9.作年度工作总结报告

        每年协会工作结束后,会长须以文件形式对本年度协会工作作出详细报告。

 

 

职务:副会长

“副会长”和“常委”具有同等地位,对外统称为“副会长”;六名“副会长”负责指导七个部门。根据各人员的能力和特长来分配,搭配管理不同的部门。“搭配管理”是为各部门能更顺利发展的有效保证。

指导该部门的副会长则称为该部门的直属副会长,例如指导“人力资源部”的副会长称为“人资副会长”,指导“学术部”的副会长称为“学术副会长”。

以下为我协会“副会长”均拥有的权利和义务的陈述:

 

副会长拥有制定协会发展方向、活动决策权、人事任免权、指导与监督部门等权利。工作内容:

1.协助会长制定协会计划

 副会长须协助会长制定协会发展计划、协会工作计划,提供各类有利于协会发展的方案,以备完善协会计划。

2.会议工作

参加会长团会议、全体干部会议、所指导部门的部门大会等会议;最少每两个月召开一次所属部门的干部会议,了解部门工作情况。

3.指导、监督和控制工作

给予部门适当的工作指导和思想指导;做好监督和控制工作。

4.沟通和协调工作

      与该部门部长保持良好的沟通与联系,了解部门概况;当部门出现特大问题时,在尽量放权让部长管理的前提下,作出适当的协调。

    5.汇报工作

      定期向会长、团支书汇报部门情况。

    6.总结工作

      在每学期期末的部门大会上,从协会角度总结该部门在本学期的发展情况,发扬优点,改进不足。

 

由于各副会长具体职能有所不同,因此除以上工作外,各副会长还须做好以下任务:

 

 秘书副会长

1.监督协会信息发放与传达工作

当团支书助理将协会的通知信息发送下去后,秘书副会长须不定期检查协会的信息传达落实情况,确保协会的信息传达工作到位。

      2.协会文件初审工作

对于协会制定的系列文件(包括制度,工作总结,活动总结,工作规范,评比申报文件等),均对其进行初步审核,对于文件的不足之处,作出必要的修改;确认无误后,方可交由团支书和会长最终审核。

      3.监督协会文档资料的完善情况

除新制定的文档文件外,监督完善的资料主要包括:各活动的总结,学期活动总结,协会制度,通讯录,大型活动的详细文献。

 

人资副会长

1.指导协会招新工作

  招新是协会每年的重要项目,而对协会运作的熟悉程度还不是很深的新一批部长团来说,是有一定的难度,作为人力资源副会长,须作出适当的指导,必要时作出适当的工作协调。

2.完善协会培训计划

  协会培训主要包括部门培训、会员培训、干部培训。

3.完善协会考核制度及激励机制

  完善干事考核制度、干部晋升制度、会员奖励机制;在换届期间,组建调查小组,对下一届会长团候选人进行深入调查及评估,并撰写相关调查报告。

4.加强与其他学生社团的联系

  加强与我校兄弟协会、外校社团的沟通,保持良好关系。

 

学术副会长

1.指导学术类工作

  指导学术类活动的开展,指导协会成员参加其他组织的学术类比赛、学术类评比。

2.完善学术资料及普及工作

  监督学术部对我协会公关资料的完善情况,及相关资料的网络上传情况;通过网络和培训向其他人普及公关知识。

3.监督会刊的编制

  学术副会长是我协会会刊的总监制,对会刊必须有全方位的认真审核。

 

宣传副会长

1.指导协会宣传工作

  指导协会宣传策划、宣传制作等工作。

2.监督协会宣传资料的完善情况

  包括协会VI系统的完善情况,协会活动相片的收集整理情况。

 

文娱副会长

1.指导协会文娱类活动及相关工作

  指导协会文娱类活动的策划、培训等工作。

2.加强与其他学生组织的联系,交流文化艺术

  加强与其他学生组织的联系,实现文化资源的互动;招揽文娱各方面的人才。

 

组织副会长

1.指导协会大型活动的开展工作

  指导该类活动的策划、筹备、会场布置等工作。

      2.完善协会管理类资料及普及工作

        搜集有关学生组织的管理类资料,普及相关知识,提高干部“计划、组织、领导、控制”的能力。

 

财务副会长

1.指导协会财务运作

  指导协会财务运作,监督协会财产管理情况。

2.审核协会的财务

  不定期了解协会财务状况,确认协会财务的真实性。对每学期的财务总结进行初审,确认无误后,方可交由会长最终审核。

 

对会长团的要求:

     会长团作为协会的领导层,必须把握好协会的发展方向;做任何决策必须以协会的利益为大前提;有良好的处事态度;对内熟悉协会运作、做好相关监督和指导工作;对外加强与各界的关系,为协会发展提供各类有利因素。

 

 

二.   助理

助理的职能主要是协助上级工作。团支书、会长各配备一个助理,是正式干部;各部门干部根据需要,也可自行配备助理,但不是正式干部,其具体职能由该干部自行分配。

下面具体陈述“团支书助理”和“会长助理”的工作细则:

 

团支书助理

团支书助理主要是负责协助团支书工作、信息发放工作、维护会员权益。

1.  协助团支书工作

为减轻团支书的工作负担,协助团支书处理相关事务。

 

2.  信息发放工作

(1)形式:主要通过协会信息平台,也可通过短信形式。

a.协会的信息平台,需用电脑在网络操作;发放协会通知和温馨提示,一般以这种形式。由团支书助理负责操作,将信息发送给干部层,再由干部层以短信形式发送给会员们。

b.若“团支书助理”有特殊原因,不能在当天通过信息平台将信息统一发送给干部们时,可由“会长助理”协调完成。

c.若会长助理不能完成协调工作,或信息需及时发放的时候,可通过短信形式,确保信息尽快发放下去。此时,团支书助理只需负责通知会长助理和各部门正部长,再由会长助理通知会长团,各部长按照各部门通知制度发放信息通知。

 

  (2)信息发送对象:考虑到已毕业的协会成员已离校的问题,以及信息平台的费用问题,各类活动的发送对象并非全部协会成员,信息放送对象需分类。

   A.活动通知

a.现任干部:所有的活动通知;

b.在校曾任干部:大型活动,会员大会,换届大会,公协年度聚会等;

c.离校曾任干部:公协年度聚会;(会员大会,换届大会只须通知在广州的历届曾任干部)。

 

B.温馨提示

       a.现任干部:节日、假日、天气转变时,发送相关温馨提示。

       b.曾任干部:春节

       另外,在各大小节日,“团支书助理”须用协会邮箱以协会名义向所有曾任干部发送电子贺卡,以示问候。

 

3.  维护会员权益

不定期收集我协会成员、非协会成员对我协会的意见和建议,维护会员权益。并在每学年初,与“会长助理”一同编写一份协会调查问卷,整理相关数据后,交给团支书和会长审阅。

会长助理

会长助理的主要是负责协助会长工作、会长团会议的相关工作、维护会员权益。

1. 协助会长工作

为减轻会长的工作负担,协助会长处理相关事务。

2. 会长团会议的相关工作

   会长团会议的信息通知工作,会议记录工作。

3. 维护会员权益

“会长助理”是维护会员权益的总负责人,不定期收集我协会成员、非协会成员对我协会的意见和建议,维护会员权益。并在每学年初,与“会长助理”一同编写一份协会调查问卷,整理相关数据后,交给团支书和会长审阅。

 

三.   部长团

(一)概说

1.部门:秘书部、人力资源部、学术部、宣传部、文娱部、组织部、财务部

2.组成:所有部门正、副部长

3.权利:策划、组织、指挥活动,管理部门,参与晋升等。

4.各部门干部组成:每个部门正部长1名;副部长人数则根据职能需要和人员特点来配置,最少2名,最多6名;各部门正、副部长共同管理一个部门,而正部长负责统筹整个部门,是部门的总指挥。

5.带领会员小组情况:各部门根据实际情况,正部长可带领会员小组也可不带领,1名副部长带领一个会员小组,或2名副部长共同带领一个会员小组。

6.责任:“部长团”是协会的中层管理者,负责上下级沟通联络等工作,处于协会的枢纽位置,具有重要的责任,各正、副部长必须落实好相关信息传达工作。(定期召开活动策划会议,部门大小会议。)此外,“部长团”负责带领会员小组,必须做好相关培训工作。

 

(二)各部门工作细则

在《华南农业大学公共关系协会制度》、《华南农业大学公共关系协会各部门制度》中,已陈述了各部门职能和管理制度,为了更好地指引和方便干部工作,在此,作出“部长团”干部的日常工作具体项目,以便工作顺利开展。

至于各部门的具体分工以及项目的详细内容,则参考各部门制度或由部门现任干部自行分配。待干事、会员熟悉部门工作时,干部可适当地将部分工作项目交给干事、会员们,减轻干部工作量的同时,更是给予下级锻炼的机会,为日后的交接工作做好准备。

备注:以下所列的各部门负责的大小活动(如大型晚会、大型会议、讲座、培训,其他公益类活动等),是由该部门总负责,但并非只由该部门独立负责举办,活动负责人、策划者、工作人员等人员可来自不同部门(活动负责人一般为1~3人),以增加各部门合作机会,加强各部门的沟通与交流。

 

秘书部

1.与社联的沟通工作

  申请活动策划书的批准、教室及其他活动场地、活动器材、学术盖章,及相关批条的领取。

2.资料搜集,整理工作

(1)收集各个活动的策划书、合作意向书、协议书、工作安排表、经费表、各类宣传物品的电子版本(传单、横幅、海报等)、活动总结,及其他相关数据和资料。

(2)收集各个会议的会议记录和会议总结。

(3)编写协会每学期的活动总结。

(4)定期更新公协成员的档案资料:联系方式、学院专业、工作单位等。

(5)收集其他学生组织联系方式

收集团工委、社团联合会干部通讯录;收集我校兄弟学生组织领导层的通讯录(包括各学生会、各社团);收集其他高校公关协会的协会代表联系方式;每学年需扩充或更新一次以上资料。

(6)整理协会资料碟

    包括文件增添、文件分类、文件模版、修正文件段落、文件落款、文件内容字体、颜色等。

3.资料保管工作

  保管协会各类文档资料文件夹,各类资料碟,签到记录本。

4.会议工作

 (1)总负责我协会各大会议,包括会议的策划、组织、记录等。

各大会议包括会员大会、全体干部会议、协会内部交流会、换届大会。

(2)正部长会议主要由秘书部部长召开,内容包括:各部长汇报该部门近期工作开展情况、预期组织的部门活动;商讨事宜;分配任务等。

5.汇报工作

  除了各部门正部长及活动负责人须向上级汇报工作进度外,秘书部正部长还须定期向会长团汇报近期各部门工作概况。

 

人力资源部

1.招新工作

  每年九月底十月初,是社团的招新时间。人资部是总负责招新活动的策划;招新前期宣传的咨询工作;招新培训(招新工作分配);招新现场的工作安排;面试大会的工作安排;会员最终名单的协调,及会员档案录入。

2.会员培训

  策划和组织协会会员培训、干事培训,提高会员、干事对协会的熟悉程度,对工作所需要的能力等各方面的认知度,从而提高人员素质。

3.人员考核工作

  根据协会制定的干部考核制度,对想要晋升成为干部的会员进行考核。

4.外校交流

  组织我协会成员与其他高校的学术交流、联谊活动,互取经验,增加合作的机会。

 

学术部

1.学术类讲座

 联系在公关知识方面的资深人士,组织开展公关知识的学术讲座。

2.开展非讲座的学术类活动

 组织开展非讲座学术类活动,如学术类社团论坛、公关知识大赛等。

3.组建辩论队

 从我协会的成员中组建辩论队,并培训队员,带领队员代表我协会参与其他组织的辩论赛。

4组建采访队

从我协会的成员中组建采访队,并培训队员,带领队员参与我协会组织的各种活动,采访并进行活动后的采访稿的攥写。

5.总编协会会刊

我协会的会刊每学期一刊,学术部、秘书部、宣传部负责会刊的制作,由学术部负责总编。

6.完善协会公关知识资料库

完善协会的公关知识资料库,做好相关网页的资料上传工作,将对协会有实用价值的资料录入协会的文本资料碟。

7.编写协会参加的评比申报资料

 编写协会参加的评比的申报资料,如优秀社团评比、十大精品社团评比、星级社团评比等比赛。

 

宣传部

1.完善协会形象识别系统,制作宣传协会的物品

  为了让各界人士认识、了解、熟悉协会,宣传部有着重要的责任。宣传部负责完善协会形象识别系统(VI),制作协会宣传物品(包括协会宣传片,各类小册子,协会会旗、会服、名片、工作证、请柬等)

2.设计各类活动的会场布置

3.制作各类活动的宣传物品

  包括活动传单、海报、横幅、展板等。

4.活动摄影工作:照片和DV拍摄。

  A.摄影的照片内容:

a.宣传物品类:横幅(全幅、举办单位、公司Logo、横幅与人流),

海报(单张海报、整排的海报、海报与观看海报的人流、整个宣传栏的人流情况),

传单(单张传单、派传单情况、派传单场地的人流情况),

饭堂电子公告(捕捉该活动的宣传公告及电子公告与人流),

会旗、易拉宝、展板(活动场地中),

由商家提供的各类宣传品及相关宣传情况。

要求:摄影不同宣传地点的宣传品

   b.活动场地类:布置时的场地,布置后各区域的场地,全场的整体观;要求从不同角度摄影。

   c.人物场景类:工作人员:布置场地的人员工作情况,活动进行时各区人员工作情况(台上、台下),活动结束后收场时的人员工作情况,活动结束后全体工作人员与会旗合照。

                 台上人员:主持人、表演人员

                 台下人员:嘉宾,观众。

                 活动场面:不同区域、不同角度摄影活动的场面

  B.录像内容:根据活动的内容、性质及商家要求来录取活动的影片。

5.相片、影片收集整理工作及制作电子相册、整理协会相簿

     (1)活动后一个星期内,收集该次活动中所有相片、影片,并进行相关整理工作;将整理后的相片、影片存入协会图片资料碟、影片资料碟;精选部分相片上传协会的网络平台。

     (2)制作有关近期活动相片的电子相册,以邮箱形式发送到协会成员邮箱。

     (3)每学期选择部分相片冲晒,放入协会相簿(分为成员相册、活动相册、大型活动的相册)。

6.建设与维护协会网站

 

文娱部

1.组建司仪队、礼仪队、表演队

  从协会成员中,组建司仪队、礼仪队、表演队,并在协会相关活动中,组织相关人员工作。

2.策划、组织文娱类活动,各类活动中的文娱类项目

  文娱类活动如文艺晚会、协会庆典活动、联谊活动等。

3.完善协会文娱类人才资源。

  完善协会文娱类人才资源。与文娱方面有特长的人才保持一定的联系,整理相关人员的资料,并适当对外招揽这方面的人才。

 

组织部

1.各类活动的组织工作

  活动前期工作安排、活动现场工作安排、活动善后工作等,确保活动顺利开展。

2.组织策划书写作、拉赞助、管理技巧等培训

  联系在这些方面有经验的人士,组织开展相关培训。

3.完善协会管理类资料库

  搜集有关学生组织的管理类资料,普及相关知识,并把对协会有实用价值的资料录入协会的文本资料碟。

 

财务部

1.财务控制工作

  财务部必须知晓每个活动的大小细节,分析活动的可行性,决定活动的花费与活动效果是否等价,对活动计划有否决权,以及优化权。

2.财务预算、经费申请、物品购买、财务报销工作

  财务部须在活动前最少一个星期对活动作出预算、递交经费申请表,并在申请通过后领取经费,购买活动相关物品,活动后一个星期内报销活动经费。

3.财产管理工作

  财务部负责管理协会的物资(会旗,会场布置的物品,流动资金、收据及发票等财物)

4.赞助提成工作

  在活动结束后,财务部须按照《华南农业大学公共关系协会拉赞助提成制度》,给予负责拉赞助的协会成员提成费用,并做好相关登记工作。

5.财务总结工作

  每次活动后做好财务总结工作,并于每月月底将账簿交给社团联合会财务部审核;每学期撰写协会本学期的详细财务总结,提交会长及财务副会长过目。

6.完善资源登记工作

  对校内可提供的资源做好登记工作,并定期更新相关资料。

 

结语:

以上为我协会的干部工作细则。除以上所列的具体工作项目外,各干部还必须按照《华南农业大学公共关系协会制度》执行各类制度,以完善协会整体运作和各部门运作,共同创造更多佳绩,引领协会走向更辉煌的未来!

 

                                                                                      华南农业大学公共关系协会

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